Lean vo všeobecnosti definuje plytvanie ako prácu, ktorá nepridáva žiadnu hodnotu pre zákazníka. Známymi siedmimi plytvanými sú doprava, inventarizácia, pohyb, čakanie, nadprodukcia, nadmerné spracovanie a defekty. Tieto plytvania boli pôvodne zamerané na výrobné procesy. Pokiaľ však ide o kancelárske (office) a servisné prostredie, plytvania bývajú ťažšie rozpoznateľné a teda ťažšie eliminovateľné.
DEVÄŤ TIPOV NA UDRŽANIE ŠTÍHLEJ KANCELÁRIE
Ako povedal stratég Sun Tzu: „Poznajúc seba a svojho nepriateľa, vyhráte každú vojnu“. Aby sme znížili plytvanie v kancelárii, musíme vedieť, ktoré to sú a ako sa prejavujú.
Na základe našich dlhoročných skúseností s implementáciou Lean Office v kancelárskom a servisnom prostredí môžeme kategorizovať 3 kľúčové plytvania v podnikaní.
Produktivita v prostredí Office
Hraničné plytvania
Môžu byť spôsobené odovzdaním alebo presunom medzi ľuďmi, oddelením alebo spoločnosťami.
Prejavujú sa v 3 typických formách:
Neužitočné informácie – Úsilie a náklady spojené so zhromažďovaním informácií, ktoré sa nikdy nepoužijú. Čakanie na dáta, podpisy, odpovede, rozhodnutia, míľnikové udalosti, revízne stretnutia alebo dostupnosť kľúčových úloh.
Veľké dávky informácií – Dodacia lehota sa výrazne zvyšuje v dôsledku čakania na veľké dávky informácií.
Nadbytočné (duplicitné) úlohy – V procese je veľa nadbytočných úloh (napríklad inšpekcie a revízie), z ktorých niektoré možno odstrániť.
Plytvanie vedomostí
Môže to byť spôsobené nedostatkom štandardizácie alebo riadenia kvality znalostného systému.
Prejavujú sa v 3 typických formách:
Nezdieľané znalosti – Informácie alebo znalosti spracované niektorými jednotlivcami alebo počítačové znalosti, ktoré nie sú zdieľané s ostatnými.
Znovuobjavenie – zahŕňa znovuobjavenie existujúcich vedomostí. Zahŕňa to aj neustálu potrebu vytvárať nové znalosti, pretože neexistuje žiadny štandard.
Problémy s kvalitou – Zahŕňa to prepracovanie a transakcie s neštandardnou kvalitou. Zahŕňa aj problémy s kontrolou kvality pri dodávaní produktu alebo služby.
Časové plytvanie
Strata času v obchodnom procese je zvyčajne spôsobená zlým manažmentom času okolo plánovania úloh.
Predstavuje sa v 3 typických formách:
Nedostatočné vyrovnávanie záťaže – Nedostatok stability a preťaženie bude generovať fronty a odchýlky v dodacej dobe.
Úlohy, ktoré sú „Stop and Go“ – Zakaždým, keď sa osoba potrebuje po prerušení vrátiť k svojej úlohe, vyžaduje si nové „nastavenie“.
Nedostatočná synchronizácia – Úlohy sú vykonávané príliš skoro alebo príliš neskoro, čo spôsobí čakanie na iné úlohy a dlhú dodaciu dobu. Aby sme predišli tomuto problému, mali by sme si položiť nasledujúce otázky: Čo je prioritou? Ako je definovaná priorita? Aký je správny moment na začatie tejto úlohy?
Komplexnosť a zložitosť procesov office prostredia