Byť Hybridnou Firmou je dnes „in“

Zmenil covid-19 svet práce? Nie. Len zmeny urýchlil. A pandémia nám ukázala, že skutočne neexistuje žiadne obmedzenie na to, ako rýchlo sa organizácie dokážu meniť, alebo – bohužiaľ – ako dlho zmenám odolávajú. Bola zároveň aj takým 2-ročným kurzom hybridnej práce, kde sa obsah a simulácia stanovovali za behu. Bohužiaľ „študenti, ktorí nedávali na kurze pozor“, teraz žijú v domnení, že hybridná práca je iba kombinácia remote a in-office work, teda „pol týždňa pracujete z domu a druhú polovicu z kancelárie.“ Toto je ale len časť hybridného sveta .

 

Keď testujeme auto, riadime ho väčšinou v náročnom teréne. Je to preto, že pri problémoch zistíme skôr jeho slabiny. Pandémia bola pre firmy tým náročným terénom:

  • Ako teda majú vyzerať nové, najlepšie postupy a systémy, keď je pracovné miesto kdekoľvek a kedykoľvek?
  • Ako sa pracoviská, procesy a štandardy musia zmeniť, aby sa hybrid ľuďom dostal „do krvi“ a bol prínosný?

 

Na otázky ohľadom hybridnej práce odpovedá Dean Reš, senior konzultant firmy FBE

 

Je hybridný prístup k práci skutočne taký iný a nový, ako sa o ňom teraz hovorí?

Vlastne ani nie. Už dávno pred pandémiou sme mali možnosť sledovať a učiť sa iný štýl práce od medzinárodných tímov, ktoré pracovali v geograficky aj kultúrne rozdielnych oblastiach. Tie už dávno používali systémy, ktoré väčšina firiem začala objavovať pred dvoma rokmi:

  • prvá zmienka o cloud computingu pochádza z roku 1961 z úst amerického počítačového vedca Johna McCartyho.
  • ZOOM poskytuje svoje služby od roku 2011
  • služba MS Teams bola spustená v novembri 2016.

Už najmenej desať rokov sa hovorí o tom, že „každá spoločnosť bude IT spoločnosťou“. A preto sa digitálne skúsenosti stávajú rovnako dôležitými ako fyzické a odborné schopnosti ľudí.

 

Ako vnímate podstatu hybridnej práce?

V prvom rade je potrebné nazerať na všetko komplexnejšie a riešiť celú reťaz človek – procesy – technológia, ktorá funguje v konkrétnom firemnom systéme. Systém je tvorený fyzickým aj virtuálnym prostredím, kde sa všetky procesy odohrávajú. Zmena a vývoj virtuálneho prostredia logicky vyvoláva zmenu fyzického prostredia a opačne. Samozrejme, má to vplyv na funkčnosť procesov a vyžaduje si to aj zmenu v myslení ľudí.

 

Na čo je potrebné sa zamerať v rámci plánovania fyzického i virtuálneho prostredia pri hybridnom riadení?

V rámci fyzického prostredia pri hybridnej práci je potrebné vnímať tzv. priestorovú dynamiku, pretože na prácu už máme iné požiadavky, než doteraz. Mali by sme vytvárať tzv. hybridný layout. Aby bol funkčný, nemali by sme ho riešiť pocitovo, ako to bohužiaľ mnoho firiem dnes robí. Musíme vychádzať z reálnych dát, napr. počet hodín nutných na realizáciu práce v kancelárii, akustický a vizuálny smog, počet interakcií, čas a počet meetingov a pod.

Architektúra fyzického miesta by mala byť podporená IT a cloud architektúrou podporujúcou hybrid. Tá by mala spĺňať konkrétne požiadavky, ako napríklad spolupráca v reálnom čase, prístup k dátam a systémom v konkrétnom čase.

Dôležité je tiež povedať, že úloha nášho firemného ajťáka bude v hybridnej firme o dosť iná. Vo firmách budú čoraz viac potrební IT architekti, ktorí budú virtuálne prostredie budovať a tvoriť paralelne s procesnými a fyzickými zmenami.

 

V rámci nových hybridných pracovných trendov sa firmy stretávali s praktickými problémami, ako napríklad: Ako na hybrid v open-space, keď sa potrebujeme počuť a ​​nerušiť pri pripojení on-line? Aký komunikačný kanál používať pri stretávaní hybridného projektového tímu? Koľko hodín v týždni by mal byť človek v kancelárii? Existujú na to všeobecné rady?

Z dobrej praxe iných firiem sa môžeme inšpirovať, ale navrhovať riešenie v našej firme musíme sami. Všeobecne platné riešenie neexistuje. Komplexný prehľad našich aktuálnych potrieb nám môže poskytnúť napríklad audit na riešenie hybridného modelu a vďaka nemu bude potom možné nastavovať a realizovať konkrétne odporúčania k zmenám.

 

„My nepotrebujeme nové technológie. Našim zamestnancom a klientom stačí zdieľaný word a excel“ – to je častá odpoveď vo firmách aj dnes. Čo myslíte Vy?

Zamestnanci sú spokojnejší, keď majú technológie, ktoré im pomáhajú v práci a sú zvolené tak, aby ju nekomplikovali. Podmienkou je, že ich nové technológie naučíme používať. Bohužiaľ, podľa vlastných skúseností viem, že mnoho firiem predpokladalo u svojich ľudí automatické učenie. Tak to ale nefunguje! A aj mne sa stalo, že v rámci konzultačnej podpory pre hybridnú prácu som zamestnancov vo firme učil pracovať s excelom.

Keď chceme hybridne pracovať, potrebujeme väčšinou profesionálnejšiu výbavu, než doteraz: hardvér aj softvér. Aký? To závisí od toho, ako firma funguje. V dnešnej práci sa väčšina ľudí stretáva s IT riešením, ktoré je šité na mieru pracovných povinností. Také aplikácie čoraz viac využívajú alebo zbierajú dáta zo spomínaného cloudu. Cloud sa stáva neoddeliteľnou formou pre integráciu vzdialeného pracoviska s centrálou spoločnosti. Na správnu koordináciu práce a tiež pri vývoji alebo rozhodovaní sú potrebné kolaboratívne nástroje. Tie umožňujú ľuďom sa stretávať alebo zdieľať informácie, ktoré sú okamžite celému tímu dostupné. Tu opäť platí: nie je jeden univerzálny nástroj.

Pre klasické projektové riadenie bude vhodný napríklad nástroj na zdieľanie dokumentov, kolaboráciu, trackovanie úloh a reporting do portfólia. Takýmto nástrojom môže byť kombinácia MS Project, MS Teams, Sharepoint a Power BI.

Keď firma funguje viac agilne, bude potrebovať nástroje na podporu tohto typu. Typickým predstaviteľom je Jira, Jira Align a Confluence od Atlassian. To umožňuje plánovanie šprintov a zároveň správu dokumentácie. Všetko je dostupné cez vzdialený prístup a tak je možné užívateľov ľahko prepojiť aj keď pôsobia na iných pracoviskách. Tieto nástroje sú vytvorené pre priamu podporu metodík Scrum, Kanban a SAFe, aby sa mohli efektívnejšie sledovať a riadiť agilné projekty a procesy.

Samozrejme, nie je dobre zabúdať na kyberbezpečnosť, ktorá tvorí samostatnú kapitolu.

A na záver – technológie hrajú významnú podpornú úlohu, nikdy ale neboli a nebudú nahradením ľudského kreatívneho potenciálu.

 

Podľa prieskumu Gallup: 4 z 10 zamestnancov chcú mať v oblasti plánovania prítomnosti na pracovisku autonómiu v rozhodovaní, 6 z 10 chce mať radšej danú jasnú štruktúru. Ako to väčšinou vyzerá v českých a slovenských firmách?

Situáciu nie je možné zovšeobecniť. Je potrebné zabezpečiť, aby sa ľuďom darilo dosahovať požadovaný výkon v práci aj doma. Preto je čas nadefinovať, čo pre vás vlastne znamená optimálny výkon, aké budú stratégie na jeho dosiahnutie, nástroje na jeho sledovanie a kritériá úspechu (KPIs versus OKRs). Nadefinujte si, ktoré aktivity je možné najlepšie realizovať v práci a ktoré je možné vykonávať na diaľku. Môžeme vychádzať aj z jednoduchej rovnice: 20/80 office first, 50/50 balance hybrid, 80/20 virtual first.

A tiež – musíme dať ľuďom presvedčivý dôvod, aby chodili do kancelárie. To súvisí s hodnotami firmy, kultúrou a interakciou na pracovisku.

 

Vyžaduje hybridná práca zmenu myslenia?

Vo svete VUCA (Volatile, Uncertain, Complex a Ambiguous), kde sú zmeny neustále, všetci potrebujeme myslieť a konať inak. A preto sa v súčasnosti rozširuje dopyt po agilne mysliacich ľuďoch. Agilné myslenie zahŕňa porozumenie, spoluprácu, učenie a udržanie si flexibility na dosiahnutie vysoko efektívnych výsledkov. Dá sa povedať, že kto dnes myslí agilne, rýchlo sa prispôsobuje stále sa meniacemu dopytu a nejednoznačnosti sveta.

 

Prispôsobovanie ale neznamená nutne rozvoj. Keď chceme veci posunúť ďalej, riešením sú hybridní myslitelia. Hybridné myslenie je schopnosť kombinovať rôzne spôsoby a rýchlo prepínať medzi nimi. To pomáha vidieť a spájať príležitosti, ktoré ostatní vidieť nemusia. Ľudí, ktorí dokážu vnímať odlišné perspektívy tvoria komplexné riešenie, spoluvytvárajú novú realitu a prinášajú inovatívne výsledky. Napríklad: Leonardo da Vinci rozumel nielen umeniu, ale aj architektúre, matematike a fyzike. Mark Parker, generálny riaditeľ spoločnosti Nike, je skúsený obchodník, športovec a vie kresliť vraj rovnako dobre, ako ktokoľvek v jeho firme. Sara Polak – pôvodom Češka – vyštudovala archeológiu a evolučnú antropológiu, teraz sa venuje popularizácii umelej inteligencie a je zaradená medzi top IT osobnosti podľa Forbes.

 

Čo na záver?

Všetko je o komplexnom a systematickom chápaní sveta, v ktorom fungujeme. Hovorte a pracujte s ľuďmi, ktorí to dokážu. Hľadajte vlastnú cestu, ale súčasne sa dôkladne zoznámte s chybami a skúsenosťami tých, ktorí sú pred Vami.

Prehľad kurzov k téme článku:

E-collaboration – virtuálne projektové tímy

Projektový manažment IV – pokročilé metódy riadenia projektov

Projektový manažment V – multiprojektové riadenie a Project Management Office