Agilné organizácie vyžadujú agilné HR

Je pochopiteľné, že firmy vo svete VUCA (volatility, uncertainty, complexity, ambiguity) hľadajú nové prístupy k tomu, ako byť lepší a rýchlejší, ako predbehnúť konkurenciu. Tiež si musí udržať svojich kvalitných ľudí, pretože lojálni kvalifikovaný zamestnanec sa hľadá dlho a problematicky.

A potom nastávajú (niekedy) „úsmevné“ situácie: firma začne zavádzať všetko, čo je práve moderné a o čom „sa píše a hovorí“. A robí to bez ohľadu na to, či je možné tú „novú, stopercentne vyskúšanú metódu“ v plnom rozsahu implementovať. Mnohokrát sa skopíruje postup z inej firmy (pretože: „Predsa im to pomohlo, sú fakt lepšie…“). Nastavia sa štandardy, vyškolia sa ľudia, cieľ označíme ako splnený a tešíme sa na výsledky. Potom sa začnú ľudia búriť, pretože nový systém im nevyhovuje. Objavujú sa problémy v kvalite, v komunikácii a tiež často začnú odchádzať kvalifikovaní a skúsení pracovníci – pretože: „Nebudem robiť to, čo nemá zmysel len preto, že si vedenie zase vymyslelo niečo nové!“

Dnes u mnohých firiem takto „končí“ aj nasadzovanie agilného riadenia. Áno, je pravda, že je to dobrá cesta k fungovaniu firmy aj jej prežitiu. Ale – nikdy to nie je len o implementácii nástrojov a flexibilnom prístupe. Je potrebné to ľuďom správne vysvetliť, namotivovať ich a vybudovať najmä tzv. agilný mindset.

O agilite, vzdelávaní a simulačných hrách sa rozprávame so Zuzkou Kubisovou, senior konzultantkou firmy FBE, zameranou najmä na optimalizáciu a zlepšovanie soft oblastí a personalistiku.

Tradičné štýly vedenia sú často nahradzované technikami agilného riadenia. Keď nebudeme iba slovíčkařit – aký je v tom rozdiel?

Agilita je pojem, ktorý u nás stále viac udomácňuje. Pojem je síce nový, ale princíp a zmysel agility nový nie je. Ide o tzv. flexibilné riadenie, ktoré sa prispôsobuje situácii. Pri agilnom riadení hovoríme o väčšej ohybnosti a ochote meniť sa vzhľadom na existujúce potreby. A práve táto otvorenosť, nový pohľad na veci často napomáha upravovať štandardy a pravidlá, ktoré už nemajú zmysel, prípadne sú nedostatočné, nefunkčné.

Firmy samozrejme vnímajú potrebu zmeny. Synonymum pre zmenu je pre nich aj implementácia agilných princípov, od ktorých očakávajú zlepšenie výsledkov. Mnoho firiem dnes ale s implementáciou agilného riadenia neuspelo. V čom vidíte príčinu? Máte konkrétne skúsenosti s tým, čo pomohlo agilitu implementovať úspešne?

Agilita prináša zmenu. Keď chcú byť firmy agilné, znamená to, že musia byť tiež pripravené na zmeny v procesoch a zabehnutých postupoch. Agilite je preto potrebné dať v organizácii priestor – a nemyslím tým priestor na školenie. Nemôžeme si povedať: „budeme fungovať agilne“ a keď vzápätí dostaneme požiadavku na zmenu, odvoláme sa na systém alebo proces, ktorý nám tú zmenu neumožní, alebo nás v implementácii veľmi zdrží. Agilita nie je o slovách, plagátoch, ani o zmene názvu pracovnej funkcie. Esencia agility je tzv. agilný mindset.

Áno. Slovíčko agilný mindset sa objavuje v „receptoch na agilitu“. Čo to vlastne je a ako s tým môžu firmy pracovať?

Je to cesta, postup, ako sa prepracovať od „agilnej“ teórie, cez tréning až k implementácii agility v praxi. Znamená to, že nielen „robíme agilne“, ale že „myslíme agilne“. V praxi zázraky neexistujú – ani poldenné, ani týždenné školenie neurobí z vašich ľudí agilných zamestnancov. Úspešnosť firmy nie je v tom, že vaši ľudia poznajú agile. Je o tom, ako dobre vy poznáte svojich ľudí.

Ako agilné myslenie ovplyvňuje tímovú (spolu)prácu?

Dôležitá je autonómia a dostatočné právomoci. Aj v našich simuláciách dávame dôraz na samoorganizáciu tímov. Je zadaná úloha a tím hľadá riešenie, bez ohľadu na zabehnutý proces, alebo nastavené pravidlá. To všetko sa dá zmeniť. Prispôsobiť.

Dôležitý je výsledok tímu, celej organizácie. Keď si lepší výsledok vyžaduje zmeny v prístupe, treba ich urobiť! Agilný prístup, keď je správne pochopený a keď je pre neho vytvorený v organizácii priestor, zvyšuje tímovú dynamiku a mení jeho nastavenie. Smerom k vyššej efektivite, autonómii a samozrejme – vyššiemu výkonu.

Akými metódami, princípmi agilného riadenia sa môžeme inšpirovať priamo v oblasti HR?

Úplne všetkými. HR môže svojím prístupom významne ovplyvniť to, ako budú agilné princípy v organizácii prijaté. Agilná organizácia predpokladá agilnú HR. A nie je to iba o implementácii princípov agility. HR by mal byť vyslovene agentom zmeny, prispievať k inšpirácii, najímať skvelých profesionálov, energetizovať a rozvíjať ľudí, viesť ich k tomu, aby prijali zmeny.

HR by malo byť jedným z akcelerátorov agility. Malo by chápať, čo sa deje v agilných tímoch, aká je ich každodenná práca. Keď HR nebude dostatočné flexibilné, bude organizáciu brzdiť. Agilný HR hľadá riešenie. Neagilný HR bude vždy hľadať dôvod, prečo tú ktorú požiadavku zamietnuť.

Mnoho firiem má problémy s motiváciou ľudí k agilite. Je na to nejaký osvedčený postup?

Prirodzenosťou človeka je, že sa bojí nových postupov a zmien. Má to tiež čo do činenia s našou typológiou. Niektorí ľudia naopak hľadajú zmenu, pretože je to vzrušujúce a baví ich inovácia. Potom sú ľudia, ktorí majú radi tradičné osvedčené veci. Idú v zabehnutých koľajniciach, sú spokojní s tým, ako to funguje. Desí ich myšlienka, že z istoty, v ktorej pôsobí, musí ísť do niečoho nového a neznámeho. Motivácia vo firmách vždy vyžaduje individuálny prístup vzhľadom na firemnú kultúru. Ale čo funguje vždy, je prezentácia a komunikácia výsledkov, ktoré agilný prístup prinesie.

Vy sama sa vo svojej praxi zameriavate aj na vývoj simulačných hier. Hovorí sa, že simulácia je mozgová stimulácia a aktivity, ktoré nás nútia „vstať z kresla“, sú všeobecne dobré: telo sa hýbe, krv pumpuje do celého tela, mozog sa okysličuje a tým pádom funguje lepšie. Dnes sa okrem fyzických používajú často aj on-line simulačné hry. Majú rovnakú pridanú hodnotu? Kedy je lepšie – pokiaľ je to možné takto povedať – využiť prezenčnú, kedy on-line simulácia?

Záleží na tom, aké sú podmienky a cieľ, ktorý mi simulácia prináša alebo má priniesť. Nedá sa to jednoznačne rozdeliť. Pracovala som na vývoji simulačnej hry špeciálne pre online prostredie. Inšpirovala ma čovidová situácia a obmedzenia, ktoré s ňou súvisia. Veľa tímov sa potrebovalo vzdelávať, ale inak ako online, to nešlo. Doslova cez noc sme všetci museli zmeniť naše paradigmy ohľadom rozvoja a prijať nové výzvy a funkcie, ktoré nám ponúkali online platformy.

Obrazne povedané, museli sme sa naučiť odstrániť závadu na aute počas jazdy. Všetko sa stalo tak rýchlo. Cítili sme, že nám toho veľa chýba. Nie všetko, čo bolo vhodné na prezenčnú výučbu, bolo možné použiť online. Tento (online) svet má svoje špecifiká. Ale práve vďaka online simulácii sa tímy naučia (spolu)pracovať online.

Záber je teraz ešte širší: online simulácie sú tiež užitočné pre tímy, ktoré spolupracujú na diaľku, sedia na rôznych miestach, prípadne aj na rôznych kontinentoch, a preto ich fyzické stretnutie nie je možné alebo je finančne nákladné. Takáto online simulácia im pomôže pochopiť princípy spolupráce na diaľku a eliminovať chyby. Sú teda situácie, kedy je lepšie použiť online simuláciu, a sú samozrejme situácie, keď má prezenčná forma väčšiu pridanú hodnotu. Najdôležitejšie je správne definovať naše očakávania hneď na začiatku.

Počujeme hovoriť manažérov, že agilný prístup je revolúcia. Ale keď vám projekt spomaľuje aj vtedy, keď do neho priberáte viac a viac ľudí a venujete mu viac a viac času – niečo je zle. A dlhé sedenia v meetingovkách alebo na online schôdzkach to určite nevyriešia.

Beatles nastolili hudobné trendy, ktoré sú stále nasledované, svojou neutíchajúcou vynaliezavosťou. Nikdy nespočinuli na svojich úspechoch a neustále rozširovali hranice pop music. A tým si zaručili nesmrteľnosť.

Skúste sa aj vy nimi inšpirovať ak riešeniam pristupovať inak – opustite paradigmy, vyčistite si hlavu a začnite.

Agilný prístup vám pomôže s vývojom a implementáciou nových systémov a keď to všetko doplníte Leanom (filozofia Lean – štíhle riadenie: minimalizácia plytvania, zvyšovanie pridanej hodnoty a efektivity procesov), dosiahnete dokonalosť aj v nových štruktúrach.

Prehľad kurzov na tému Agilita:

Agilný leadership

Agilné riadenie v dobe zoštíhľovania