Stáva sa to aj vo vašej organizácii? Oddelenia, ktoré by mali prirodzene spolupracovať, sa postupne uzatvárajú do vlastných svetov. Namiesto koordinácie sa objavujú nedorozumenia, frustrácia a nenápadné delenie na „My“ a „Oni“. Takzvaný „silos efekt“ patrí medzi časté prekážky efektívnej spolupráce v organizáciách – a zároveň medzi tie, ktoré sa dajú riešiť pomerne systematicky.
Nedávno sme podobnú situáciu zažili v jednej projektovo orientovanej firme. Spoločnosť mala kvalitné produkty a silnú trhovú pozíciu, no vo vnútri začalo stúpať napätie medzi oddeleniami. Objavili sa nerozumenia a vzájomné výhrady.
Spolu s lídrami najviac dotknutých oddelení sme najskôr analyzovali podstatu problému. Ukázalo sa, že má viacero vrstiev.
Prvou bola štrukturálna rovina. Niektorí členovia projektových tímov pracovali v teréne a čelili návalu úloh. Nemali čas na to, aby si nastavili očakávané formy spolupráce a lepšie porozumeli požiadavkám druhej strany.
Druhá vrstva súvisela so špecifikami jednotlivých projektov. Situácia sa totiž líšila v rôznych tímoch a vo veľkej miere závisela od líderských a komunikačných schopností konkrétnych projektových manažérov.
Treťou dimenziou boli personálne rozdiely. Miera spolupráce medzi jednotlivcami nebola rovnaká a v niektorých prípadoch sa prejavovali výrazné individuálne odchýlky v prístupe k tímovej práci.
Na základe tejto analýzy sme pripravili niekoľkohodinový workshop s lídrami dotknutých oddelení. Prizvali sme aj vedúcich ďalších spolupracujúcich tímov a kolegov z HR. Definovali sme spoločné ciele, identifikovali kľúčových aktérov a – čo bolo zásadné – overili sme, či lídri vnímajú potrebu budovať spoločnú identitu „My“, ktorá presahuje hranice jednotlivých oddelení.
Ak by takáto zhoda medzi lídrami chýbala, bolo by potrebné začať práve tam. Bez spoločného nastavenia vedenia totiž snahy o zlepšenie spolupráce na nižších úrovniach zvyčajne neprinášajú trvalý efekt.
Realizačná fáza následne zahŕňala intenzívny jeden a poldňový facilitovaný workshop pre osemnásť až dvadsať účastníkov. Program bol zameraný najmä na rozvoj schopnosti aktívne počúvať, poskytovať konštruktívnu spätnú väzbu, vzájomne sa oceňovať a jasne formulovať očakávania od vzájomnej spolupráce. Výstupom bolo veľmi niekoľko konkrétnych a praktických dohôd medzi oddeleniami.
Rozhodujúce však bolo to, čo nasledovalo po workshope. Dlhodobý efekt závisel predovšetkým od lídrov jednotlivých tímov – od ich schopnosti podporovať dohodnuté princípy a systematicky ich prenášať do každodennej praxe.
V tomto prípade sa ukázalo, že práve táto kontinuita bola kľúčová. Aj rok po realizácii intervencie organizácia potvrdila, že spolupráca medzi oddeleniami funguje v želanom stave a napätia sa podarilo minimalizovať.
Silos efekt je prirodzeným javom najmä vo väčších a projektovo orientovaných firmách. Ak sa však podarí identifikovať jeho príčiny a zapojiť lídrov do spoločného riešenia, môže sa zdanlivý problém stať príležitosťou na posilnenie organizačnej kultúry a efektívnejšej spolupráce.
Ak vo vašej organizácii vnímate podobné napätia medzi oddeleniami, stojí za to o nich hovoriť otvorene a systematicky.
Daniel Bútora
FBE – viac ako 30 rokov pomáhame organizáciám rozvíjať firemnú kultúru, posilňovať spoluprácu a dosahovať lepšie výsledky.
Teším sa na spoluprácu.